Description
Управление контрактами и договорами
Современные организации испытывают давление, связанное с необходимостью снижения затрат и улучшения финансовых и операционных показателей. Постоянно меняющиеся нормативные и законодательные требования, усложнение бизнес-операций и взаимоотношений с поставщиками делают работу отделов закупок и бухгалтерии непростой и требуют больших временных затрат. В настоящее время все больше и больше предприятий осознают важность и преимущества автоматизации и усовершенствования процессов, связанных с заключением и исполнением контрактов. Налицо необходимость во внедрении более формальных и структурированных процедур, контролирующих заключение и исполнение договоров. Не менее важным является упрощение и повышение эффективности повседневного делопроизводства и управления контрактами.
iGuana предлагает решение для эффективного контроля исполнения договоров с тем, чтобы помочь организациям сократить расходы на обработку документов и повысить производительность и прибыль.
Наше решение
Решение iGuana iDM, предназначенное для управления контрактами, помогает компаниям отслеживать все документы (как бумажные, так и электронные), имеющие отношение к договорам, надежно архивировать их в центральном хранилище, а также обеспечивает быстроту и легкость их поиска сотрудниками, наделенными соответствующими правами доступа. Это решение позволяет легко сканировать, архивировать, находить и отслеживать всевозможные контракты, заказы на поставку и связанные с ними документы, а также проверять условия и требования каждого отдельного договора.
Модуль управления рабочими процессами iGuana iDM, а также уведомления по электронной почте позволяют с легкостью контролировать ключевые элементы договорного процесса и отслеживать контракты с истекающим сроком действия. Ваш бухгалтерский отдел и отдел закупок получают унифицированное представление обо всех заключенных договорах, связанных с ними документах и их состоянии в любой момент времени. При этом затраты составляют всего лишь малую долю от типичной стоимости обработки и сопровождения договора.
Сканирование и архивация договоров / контрактов
Программный пакет iGuana iDM позволяет компаниям сканировать бумажные контракты и связанные с ними документы, присваивать им соответствующие коды и классифицировать их при помощи логической файловой структуры. Каждый новый договор автоматически получает уникальный идентификатор. Это означает, что каждый отсканированный или загруженный файл, а также его содержимое всегда занимает соответствующую позицию в ПО и являются частью логического дерева данных. В логическое дерево также автоматически добавляются как уже существующие, так и новые электронные документы, включая электронные письма, PDF-файлы и документы MS Office, изображения и прочие цифровые документы.
iGuana iDM позволяет добавлять важные метаданные по каждому договору, такие как его наименование, название поставщика, описание, ответственное лицо, отдел, срок дей…
